Provavelmente você já se deu conta de que as suas tarefas de Gestão definitivamente não se encaixam na quantidade de horas disponíveis no dia certo?
Trabalhar quarenta horas semanais é uma prática quase impossível para quem ocupa a cadeira de Liderança, suas cobranças vêm em 360 graus, ou seja, partem dos seus superiores, dos pares, da sua equipe, dos clientes, dos fornecedores... e como arrumar tempo para tudo isso e ainda ter uma vida saudável além do escritório?
Para essa capacidade de organizar as demandas de trabalho em horas disponíveis é dado o nome de Gestão de Tempo. Ao longo da minha carreira li diferentes livros e textos sobre esse tema, o que eu aprendi foi a fórmula do “faça mais em menos tempo”, entregue mais resultados em poucas horas, e pronto, você já é um Gestor Eficiente. Entretanto, a teoria sempre me soou mais fácil do que a prática!
Depois que assumi o cargo de Gestão testei inúmeras ferramentas: aplicativos, calendários, matrizes, planilhas e só fiz ficar mais perdida e ainda com menos tempo para as tarefas Estratégicas e de Gerenciamento. Depois de tanto sofrimento decidi que queria fazer de forma SIMPLES porém EFETIVA. E acabei encontrando duas maneiras de atender as minhas principais dificuldades para PRIORIZAR e DELEGAR.
Depois que eu coloquei em prática pude perceber a minha rotina se transformando sem precisar de todos aqueles aparatos. Agora sempre que posso ensino aos meus clientes e tenho visto grande evolução naqueles que aplicam. Vamos a elas:
COMO PRIORIZAR
Princípio de Pareto ou Lei do 80/20 – O princípio aqui afirma de uma maneira genérica que 20% dos nossos esforços estão relacionados com 80% dos nossos resultados. Invista seu tempo e energia nas tarefas que demandam 20% dos seus esforços ou tempo, mas que irão te render 80% de resultados.
Como aplicar: Mantenha uma agenda atualizada, faça um To Do List diário, anote todas as suas demandas, elimine os vilões do tempo e respeite seu relógio biológico. Agora aplique o Princípio de Pareto: identifique as PRIORIDADES de acordo com as estratégias da Companhia e do seu departamento, mantenha sempre o foco no resultado que quer entregar.
O QUE DELEGAR
Matriz PEUR – Aqui você será capaz de organizar as tarefas que você já identificou e priorizou acima. Agora que você já tem uma lista você irá colocar cada ação em uma das quatro categorias - Prioridade, Estratégia, Urgente e Rotineira.
Como aplicar: Todas as ações que se encaixam nas colunas Prioridade e Estratégia devem ser realizadas por você ou alguém de extrema confiança, ou seja, não devem ser delegadas. Aquelas que se encaixam nas colunas Urgente e Rotineira podem ser delegadas para pessoas da sua equipe.
Com o tempo e prática você saberá a frequência que deverá utilizar as ferramentas e o fará de maneira rápida e espontânea. Aplicando estes princípios no início e no final de cada jornada diária de trabalho posso lhe garantir que seu dia será mais organizado e equilibrado e você ainda ganhará mais produtividade e eficácia.
Comments